Grande distribution · Outil de gestion sur mesure · Portail fournisseurs
Trois logiciels et dix tableurs, remplacés par un outil que les fournisseurs utilisent aussi
Expodial pilote les opérations commerciales de neuf enseignes de la grande distribution aux Antilles-Guyane, avec plusieurs centaines de fournisseurs.
Nous avons construit l'outil qui suit la relation avec chacun d'eux : l'accord annuel, les catalogues, les contrats, les factures. Les fournisseurs y travaillent eux-mêmes.
Opérations commerciales, grande distribution · depuis 2023, en cours
- 3 → 1
- logiciels
- 419
- fournisseurs connectés
- 23 500
- contrats signés en ligne
- 29 000
- factures émises
Le contexte
Une promotion, c'est un contrat et une facture
Quand un supermarché met un produit dans son catalogue, le fournisseur paie cette mise en avant. Le tarif dépend du format de la photo, et il est négocié une fois par an, fournisseur par fournisseur.
Chaque catalogue produit donc des centaines de contrats, et chaque contrat une facture. En fin d'année, on compare le chiffre d'affaires prévu au chiffre réalisé, et on solde.
Expodial fait ce travail pour neuf enseignes et 170 magasins aux Antilles-Guyane, avec plusieurs centaines de fournisseurs.
Avant
Un classeur qui mettait plusieurs minutes à s'ouvrir
✕ Trois logiciels anciens
Ils ne se parlaient pas, et ne savaient pas faire le bilan de fin d'année.
✕ Un classeur géant
Une feuille par fournisseur, des formules partout. Les versions partaient par email et se fusionnaient à la main.
✕ Un fichier par fournisseur, pour chaque catalogue
Chacun le remplissait à sa façon. Quelqu'un recollait ensuite les réponses — polices différentes, données dans la mauvaise colonne.
✕ Des trous dans la chaîne
Des contrats jamais signés, faute de relance simple. Des prestations oubliées à la facturation, parce que rien ne reliait un contrat à sa facture.
Ce qu'on a construit
Une seule chaîne, de la négociation à la comptabilité
- 01
L'accord annuel
Chaque fournisseur a sa convention dans l'outil — chiffre d'affaires prévu, remises, tarif de chaque prestation. L'outil vérifie qu'elle est complète, produit le PDF et l'envoie en signature.
- 02
Le catalogue
Le marketing découpe le catalogue en pages et en emplacements. Chaque fournisseur voit ceux qui le concernent et propose ses produits lui-même. L'acheteur valide, refuse ou renégocie.
Les produits proposés pour un catalogue, et leur statut - 03
La maquette
Un éditeur visuel, dans le navigateur, pour poser les produits sur les pages. Les prix et les photos viennent des fiches et se mettent à jour seuls.
L'éditeur visuel du catalogue - 04
Le contrat
Un contrat par mise en avant, signé en ligne. Plusieurs contrats d'un même fournisseur se signent en une fois, et la relance se fait en un clic.
Les contrats et leur statut de signature - 05
La facture
Elle part quand le contrat est signé et le catalogue terminé. Le PDF et l'écriture arrivent directement dans le logiciel comptable. En parallèle, chaque fournisseur déclare ses ventes en ligne, et l'outil calcule ce qui est dû en fin de trimestre.
La première année, des factures sont parties en double
Dans certains cas limites, l'outil produisait deux factures avec le même numéro. Il a fallu émettre des avoirs.
Nous avons repris la facturation à la base. Le numéro est désormais attribué sous verrou, une facture ne peut être lancée qu'une fois, et si le document échoue, le numéro est rendu. Des tests rejouent exprès deux déclenchements en même temps.
Le problème n'est pas revenu. Sur un logiciel qui émet des factures, c'est ce genre de détail qui fait la différence entre un outil qu'on surveille et un outil auquel on se fie.
Les résultats
Ce qui a changé
La méthode
Faire adopter un outil à des gens qu'on n'emploie pas
419 des 474 utilisateurs travaillent chez les fournisseurs. Nous avons enregistré des tutoriels vidéo, tenu un support par chat, et intégré l'aide dans l'outil.
Côté client, le rythme est celui d'un produit : des réunions régulières avec les achats et le marketing, des livraisons chaque semaine, un journal des nouveautés.
Dans la durée
Un logiciel qui suit la loi et ses fournisseurs
Facture électronique
L'obligation est entrée en vigueur le 1er septembre 2026. L'outil était prêt, et il refuse d'envoyer un contrat à un fournisseur dont l'adresse de facturation électronique est incomplète.
Signature électronique
Nous avons changé de prestataire en pleine activité, sans interruption, puis archivé les contrats signés et leurs attestations hors du prestataire.
Mises à jour
Toutes les briques techniques ont été montées de version en un mois.
Fiche technique
- Application
- Nuxt, Vue, PostgreSQL, tableaux AG Grid
- Éditeur visuel
- React, embarqué dans l'application
- Branché sur
- Signature électronique, facture électronique, comptabilité, référentiel articles
- Volume
- 474 utilisateurs, 400 catalogues, 26 000 opérations, 68 000 documents
- Qualité
- 1 500 tests automatiques
- Durée
- Depuis 2023, en cours
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Et quelqu'un recolle les réponses à la main. Racontez-nous comment ça se passe chez vous — en deux heures, nous cartographions vos flux et nous vous disons ce qui peut être remplacé.
Réalisation suivante
Leurs agents utilisent l'IA tous les jours. Rien n'est jamais sorti. →